Informativa relativa al trattamento dei dati personali in caso di candidatura spontanea

INFORMATIVA, AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE 679/2016, RELATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI PER FINALITA’ SELEZIONE DEL PERSONALE TRAMITE AUTOCANDIDATURE SPONTANEE

A) FINALITÀ E BASE GIURIDICA

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (di seguito anche GDPR), Polygon Spa in qualità di Titolare del trattamento informa che i dati contenuti nel curriculum vitae da Lei inviato spontaneamente e/o comunicati in sede di colloquio saranno trattati esclusivamente:

  • per le finalità inerenti alle procedure di selezione; basi giuridiche sono: l’esecuzione di misure precontrattuali e/o contrattuali (art. 6, par. 1, lett. b del GDPR), per i dati personali comuni; l’esplicito consenso (art. 9 par. 2 lett. a) del GDPR) in relazione ai dati particolari, non necessari ai fini della valutazione del candidato, eventualmente riportati nel curriculum o altrimenti comunicati: a riguardo, le chiediamo di inserire nel CV solo i dati necessari a valutare il Suo profilo e di astenersi dall’indicare categorie particolari di dati quali, ad esempio, quelli relativi allo stato di salute, alle convinzioni religiose o alle opinioni politiche se non strettamente necessario.
  • per assolvere eventuali obblighi di legge a cui il Titolare è soggetto ai sensi degli artt. 6, par. 1, lett. c) e 9, par. 2, lett. b) del GDPR (ad esempio in caso di obbligo di assunzione dei lavoratori appartenenti a “categorie protette”).
  • per finalità di prevenzione dei reati previsti dal D. Lgs. 231/2001, secondo le regole definite dal modello organizzativo, di gestione e controllo e dal Sistema anticorruzione ISO 37001 adottati dalla Società; base giuridica è l’interesse legittimo del Titolare del trattamento al regolare e corretto funzionamento societario ed alla prevenzione dei reati previsti dal D. Lgs. 231/2001, sulla base dell’art. 6 par.1 lett. f del GDPR);
  • per soddisfare eventuali finalità difensive sulla base degli artt. 6, par. 1, lett. f) e 9, par. 2, lett. f) del GDPR qualora sorgessero casi di contenzioso;

Il conferimento dei dati – trattandosi di una autocandidatura – avviene per libera scelta dell’aspirante candidato al fine di consentire la valutazione del relativo profilo professionale. Conseguentemente, il mancato conferimento di dati necessari per l’identificazione e la valutazione del profilo del candidato non consentirà il corretto svolgimento della valutazione del candidato.

B) CATEGORIE DI DATI PERSONALI

Per le esigenze di gestione del processo di valutazione e selezione del personale possono essere oggetto di trattamento le seguenti categorie di dati: 1) dati anagrafici, generalità, indirizzo ed altri recapiti, codice fiscale, istruzione, specializzazioni, esperienze di lavoro e quanto altro necessario al processo di valutazione e selezione del personale riportato anche nel curriculum vitae e/o nella lettera di presentazione; 2) (eventuali e in una seconda fase di selezione) dati idonei a rilevare lo stato di salute, raccolti in riferimento all’appartenenza a categorie protette o idoneità allo svolgimento di determinate mansioni. Si raccomanda in proposito di comunicare o inserire nel curriculum vitae esclusivamente le informazioni pertinenti alla finalità di selezione: in particolare, si prega di limitare le informazioni relative alla salute a quanto strettamente necessario a comunicare al potenziale datore di lavoro l’appartenenza a categorie protette.

C) MODALITÀ DI TRATTAMENTO E PERIODO DI CONSERVAZIONE

I dati vengono inviati via email  all’apposito indirizzo curricula@polygon.eu e saranno a disposizione esclusivamente del personale interno appositamente incaricato della selezione. In caso di successiva assunzione, i dati potranno essere messi a disposizione dei componenti dell’Organismo di Vigilanza di Polygon e/o del Responsabile della funzione di conformità per la prevenzione della corruzione, che esercitano funzioni di monitoraggio e controllo delle misure di prevenzione dei reati implementate; saranno inoltre oggetto di successivi trattamenti secondo specifica e dettagliata informativa resa contestualmente alla eventuale lettera d’impegno, nel caso in cui la selezione si concluda con l’assunzione.
Il curriculum e gli ulteriori dati conferiti saranno conservati all’interno del fascicolo personale del dipendente ove la selezione dia esito nell’assunzione, ovvero per un periodo di due anni a far data dall’acquisizione in caso di mancata assunzione, per eventuali future esigenze.

D) CONSENSO AL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI APPARTENENTI A CATEGORIE PARTICOLARI

Polygon Spa, in qualità di Titolare del trattamento informa che la presenza nel curriculum vitae di eventuali dati particolari (dati relativi all’origine razziale ed etnica, allo stato di salute e altri come indicato nell’art.9, par.1 del GDPR) non è richiesta in fase di selezione (ma eventualmente nella successiva fase di assunzione) e comunque non comporta o implica alcuna discriminazione nella valutazione del candidato: a tal proposito, se non strettamente necessario, le chiediamo di non fornire tale tipo di informazioni.
Diversamente, Il candidato, sottoponendo spontaneamente la propria autocandidatura riportando anche categorie particolari di dati personali deve specificare nel curriculum il proprio consenso al trattamento di tali categorie di dati.
Qualora il candidato non specifichi la formula di consenso, oppure qualora egli decida di revocare successivamente il consenso, le informazioni sensibili eventualmente inserite nel documento non saranno prese in considerazione, salvo il caso in cui il trattamento di tali dati sia eseguito per adempiere ad obblighi di legge (ad esempio per l’assunzione obbligatoria di lavoratori appartenenti alle “categorie protette”).

E) TRASFERIMENTO DI DATI

I dati da Lei forniti ai fini dell’assunzione non sono oggetto di trasmissione, se non in caso di obblighi di legge o in caso di invio a consulenti esterni, quali legali incaricati per l’esercizio del diritto di difesa in giudizio della Azienda.
A riguardo, l’eventuale trasferimento dei suoi dati personali avverrà esclusivamente nell’ambito di soggetti presenti all’interno dell’Unione europea.

F) PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI

Il trattamento dei Suoi dati personali non prevede alcuno svolgimento di processi decisionali automatizzati, essendo l’intera fase di valutazione e contrattualizzazione del candidato espletata da persone fisiche appositamente formate ed incaricate.

G) ESERCIZIO DEI DIRITTI ED ISTANZA DI RECLAMO

In ogni momento Lei potrà esercitare i diritti che Le sono riconosciuti, ai sensi degli artt. da 15 a 22 del Regolamento UE 2016/679, ovvero:

  1. chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali trattati;
  2. ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali trattati, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, il periodo di conservazione dei dati o i criteri utili per determinarlo;
  3. aggiornare o rettificare i dati personali, affinché siano sempre esatti;
  4. cancellare i dati personali quando non più necessari per le finalità del trattamento, qualora sussistano le condizioni di legge ed il trattamento non sia giustificato da altro legittimo motivo;
  5. limitare il trattamento dei dati personali, qualora ne sussistano le condizioni, tra cui l’inesattezza, l’opposizione al trattamento, il trattamento illecito.
  6. ottenere la portabilità dei dati, qualora il trattamento avvenga sulla base di un contratto e con strumenti automatizzati, ossia riceverli in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, anche al fine di trasmetterli ad un altro titolare del trattamento;
  7. opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto o effettuato mediante processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione qualora tali attività fossero poste in essere;
  8. revocare il consenso, qualora fosse fornito per specifiche attività di trattamento, quale il trattamento delle categorie particolari di dati personali non trattate in base ad altre basi giuridiche, quali gli obblighi di legge. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso svolto prima della revoca stessa;
  9. il diritto di proporre reclamo a un’Autorità di Controllo: fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziaria, il reclamo ai sensi dell’art. 77 GDPR può essere presentato all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali. Oppure, qualora ve ne siano le condizioni, tra cui la sua diversa residenza o il diverso Stato membro presso cui sia avvenuta la violazione della normativa, presso le autorità di controllo stabilite in altro paese UE.

H) DATI DI CONTATTO

I diritti dell’interessato sono esercitabili facendo riferimento ai seguenti contatti del Titolare del trattamento:
Polygon Spa, via Laurentina 456-458 – 00142 Roma;
Telefono: 39 06 544081 – Fax: +39 06 54408214 email: protezione.dati@polygon.eu

Ultimo aggiornamento: 23/01/2023